Reseräkningar och utlägg - hur gör ni?

[MaBe]

Vi har ett webbaserat system där jag fyller i en rapport som sedan skrivs ut och skickad in tillsammans med kvittona till vår ekonomiavdelning.
För att komma ihåg vilka kostnader jag har kör jag appen Expense IQ när jag är på tjänsteresa. Mycket enklare att göra reseräkningen när man har belopp och förklaring framför sig.

 

[AABack2ARN]

Nyckeln är att beta av reseräkningarna så fort som möjligt efter att man kommit hem. Annars kan det bli snurrigt.

Håller med till 100%. Det är inte roligt men det blir absolut inte roligare om man skjuter upp det. Likadant med annan fakturahantering eller tidrapportering.

Ett alternativ är väl annars att strunta i det och därmed ge pengarna till sin arbetsgivare

 

[Golfkillen]

Använder Excel för att hålla kolla på utgifter och växelkurser. Gör sen reseräkningen direkt när jag kommer hem (ibland påbörjar jag den redan under resans gång). Excel används för det är det jag använder privat, så även egna utlägg bokförs via Excel.

 

[Steve]

Vilka växelkurser använder ni? Väntar ni in kortfakturan och ser exakt kurs på varje belopp?

 

[David]

Vilka växelkurser använder ni? Väntar ni in kortfakturan och ser exakt kurs på varje belopp?

Kollar på kontoutdrag on-line eller väntar på fakturan.

 

[Valley]

Tips för att "slippa" bråk om omräkningskurser.
Man kan alltid använda sig av tullverkets eller IATA's standardkurser

Så kan man hävda att de är generella och accepterade av näringslivet som sådant.

 

[Valley]

På det statliga jobbet så är det ett sinnrikt system där man skriver reseräkning som får Kafkas process att kännas som en sympatiskt upplevelse.
Förutom systemet så krävs det inbjudan, program för resan och annat som är svårt förenligt fältuppdrag som jag ofta sysslar med...
Sen så kommer det i alla fall frågor från administrationen vad diverse hyrbilsfakturor och annat hör till... suck!
På min egna firma så har jag en fiffig mall i google docs som jag matar in allt i, sen så är det bara att betala ut pengarna och sätta in originalen i verifikatpärmen. Trixet på bägge är dock att göra det så fort man kan innan man glömmer alltihopa.

Har du också så att du måste hålla rätt på projektnummer eller dylikt för respektive kvitto. Då är du att gratulera ännu mera
Haft sådant i en anställning. Tiden för administrationen av allt låg på en 4-5 timmar i veckan.
Med all personal inräknad hade det varit billigt att anställa en administratör

 

[jth]

Jag jobbar på ett företag som inte har traktamente, dvs alla utläggskvitton inklusive mat ska lämnas in för expense.
Då ökar mängden administration rätt markant mot vad jag har varit med om förut. Som tur är så behöver jag bara lämna in bunten till vår administratör, men trots det så vill jag hålla koll på bla valutakurser, så jag brukar skriva ner allt i ett excelark och jämföra med vad som sedan trillar in på kontot.
Roligt? Nej. Men som någon vist sa tidigare, det blir inte roligare ju längre man väntar.

 

[olo]

Oavsett system är det för viktigt att göra det direkt efter varje resa. Annars blir det svårt att hålla reda på det och få med alla utlägg. Oftast är det hyrbilsföretagen som är den största bromsklossen för en effektiv process för reseräkningar. För om jag lämnar bilen efter att de stängt tar det oftast oändligt med tid innan de skickar över kvittot.

Annars har vi ett verktyg via redovisningsfirman som heter Flex där reseräkningarna matas in. Tre flikar finns per reseräkningar: Resor (underlag för traktamente), Utlägg och Representation.
För resan finns det en wizard som man kan köra, där alla tider för avresa, hemkomst, besökta länder och när tiderna för inresa/utresa ur varje land anges. Tid i luften skall exempelvis dras ifrån när det bestäms vilket lands traktamente som skall utgå. (Skatteverkets regler)
Varje utlägg bokas mot en kod, som anger dels vilket typ av kostnad det är och om den skall faktureras. Jag anger också valuta och systemet hämtar automatiskt växelkursen för den aktuella dagen från forex.se - men jag har möjlighet att justera växelkursen om den diffar mot faktisk kostnad.
Sen genereras en blankett som jag sätter först före min A4-papper med alla kvitton, vilket jag sedan postar.

Det tar ganska mycket tid för mig, men är smidigt för de som granskar - då all granskning sker digitalt (utan att titta på kvittona). En administratör granskar sedan att kvittona stämmer mot underlag och att de är korrekta.

 

[Djowns]

Vi använder Concur Expense center och där kan man antingen använda mobil app för att fota kvittona (originalen skickas till hq en gång per år) eller så dyker utläggen upp i Concur online och man klickar på vilket/vilka som ska in i vilken reseräkning. Tycker de funkar rätt smidigt