Reseräkningar och utlägg - hur gör ni?
- Thread starter Jakob Österberg
- Startdatum
Jag var iaf här i tron om att detta forum hade användare från alla tre skandinaviska länder. Dessutom verkar det finnas en hel del som bor i andra delar av världen också så helt underförstått är det inte.
johhenrik
Medlem
Man behöver inte lämna in originalen i Sverige. Men det man som bolag måste spara är det som har lämnats in. Så man kan göra en utläggsredovisning via app/dator (finns en del tjänster idag för det) där man fotar kvittona. Sen tror jag man skriver ut en utläggsrapport som man lämnar in. Den måste bolaget spara. Så den som gör utläggen kan köra med kopior/scanner etc, men bolaget får inte i sin tur göra nya kopior.
David
Medlem
Vi har ett onlinesystem kopplat till CITIbank kreditkort där köpen redovisas direkt i systemet och där man skall kunna dirigera olika utgifter till olika redovisningar och markera eventuella poster som skall belasta lönen istället. Rätt smart. Självklart har jag dock inte ansökt om ett sådant kreditkort då jag hellre använder mitt EBMC/EBDC, och hittills har ingen klagat. 
I systemet puttar jag istället manuellt in alla poster och scannar in kvitton, som jag tejpat på vanliga A4, som supportdokumentation. Detta går genom en lång approval route med i princip obligatorisk Pre-Pay Audit från centrala ekonomiorganisationen, systemet är rätt krångligt så de flesta gånger får man tillbaka redovisningen för någon form av justering. Pga dessa loopar vågar jag skicka in reseräkningen först när den är godkänd och pengarna finns på kontot. Originalen skickas till vårt admincenter i Bratislava.
Tyvärr är det globala systemet inte anpassat för traktamente och därför får man fylla i en excelmall separat för uträkning av detta... :-(
I systemet puttar jag istället manuellt in alla poster och scannar in kvitton, som jag tejpat på vanliga A4, som supportdokumentation. Detta går genom en lång approval route med i princip obligatorisk Pre-Pay Audit från centrala ekonomiorganisationen, systemet är rätt krångligt så de flesta gånger får man tillbaka redovisningen för någon form av justering. Pga dessa loopar vågar jag skicka in reseräkningen först när den är godkänd och pengarna finns på kontot. Originalen skickas till vårt admincenter i Bratislava.
Tyvärr är det globala systemet inte anpassat för traktamente och därför får man fylla i en excelmall separat för uträkning av detta... :-(
På det statliga jobbet så är det ett sinnrikt system där man skriver reseräkning som får Kafkas process att kännas som en sympatiskt upplevelse.
Förutom systemet så krävs det inbjudan, program för resan och annat som är svårt förenligt fältuppdrag som jag ofta sysslar med...
Sen så kommer det i alla fall frågor från administrationen vad diverse hyrbilsfakturor och annat hör till... suck!
På min egna firma så har jag en fiffig mall i google docs som jag matar in allt i, sen så är det bara att betala ut pengarna och sätta in originalen i verifikatpärmen. Trixet på bägge är dock att göra det så fort man kan innan man glömmer alltihopa.
Förutom systemet så krävs det inbjudan, program för resan och annat som är svårt förenligt fältuppdrag som jag ofta sysslar med...
Sen så kommer det i alla fall frågor från administrationen vad diverse hyrbilsfakturor och annat hör till... suck!
På min egna firma så har jag en fiffig mall i google docs som jag matar in allt i, sen så är det bara att betala ut pengarna och sätta in originalen i verifikatpärmen. Trixet på bägge är dock att göra det så fort man kan innan man glömmer alltihopa.
Martin Andersson
Medlem
Hos oss är det företagskort som gäller. (De allra flesta, - inte jag - ser det nog som en förmån, att slippa göra privata utlägg för omkostnader i arbetet) Redovisningen går till på ungefär samma sätt som många av er beskriver, häfta upp på vitt papper, scanna och sedan vidare till kvittohäxorna
Dr. Miles
Expert
Samma stil som @Valley. Jag gör en sammanställning i Excel (med utländsk valuta och i EUR) sedan en bunt kvitto på A4 papper.
När det gäller växelkursen av utländska valutor, får jag per automatik sämre kurs om jag inte bifogar ett kvitto från bank/växlingskontor.
Jag använder mitt svenska kreditkort som debiterar mig i SEK, sedan konverterar jag dem till EUR.
När det gäller växelkursen av utländska valutor, får jag per automatik sämre kurs om jag inte bifogar ett kvitto från bank/växlingskontor.
Jag använder mitt svenska kreditkort som debiterar mig i SEK, sedan konverterar jag dem till EUR.
Det där med växelkurs var en känslig punkt ett tag. Många försökte fuska ganska rejält med kursen. Själv har jag min egna metod, använder verklig kurs enligt betalkort/växelkvitto. Sedan när jag "gått back" tillräckligt så kompenseras det med ett par taxiresor utan kvitton. Jag går ungefär +/- noll och både min chef och ekonomiavdelningen är nöjda.
fcx
Medlem
Vi använder app och webtjänst (skovik). Sjukt smidigt. Man fotar av kvitton med mobilen eller skickar in via mail (har en snabbknapp i Outlook för att vidarebefordra kvitton som kommit in via mail).
Allt går in via OCR som läser av belopp, moms valuta och datum. Växlingskurs hämtas automatiskt. Sen markerar man vilka kvitton som hör till vilken resa och kostnadsställe det tillhör.
På något magiskt sätt kommer det sen in i ekonomisystemet och dyker upp på lönekontot senare. Originalkvittot är bara att kasta.
Tidigare körde jag med excelformulär och kvitton häftade på A4-ark. Det var tidsödande och blev ofta fel. Kan verkligen rekommendera skovik.
Allt går in via OCR som läser av belopp, moms valuta och datum. Växlingskurs hämtas automatiskt. Sen markerar man vilka kvitton som hör till vilken resa och kostnadsställe det tillhör.
På något magiskt sätt kommer det sen in i ekonomisystemet och dyker upp på lönekontot senare. Originalkvittot är bara att kasta.
Tidigare körde jag med excelformulär och kvitton häftade på A4-ark. Det var tidsödande och blev ofta fel. Kan verkligen rekommendera skovik.